Transportaufträge
Multi-Stop-Aufträge mit Referenzen, Partnern und Status
Schwerpunkt Transport & Logistik
KI & Automatisierung
KI & Automatisierung
für Speditionen
Weniger abtippen. Weniger Excel. Weniger Routinearbeit.
ET Systems automatisiert die Prozesse zwischen E-Mail, Dokumenten, TMS/ERP, Disposition, Fahrern und Abrechnung – rund um die Systeme, die Sie bereits einsetzen.
Ausgebildeter SpeditionskaufmannGründer mit mehrjähriger operativer Erfahrung in Transport und Logistik.
Disposition aus eigener PraxisTransportauftrag, POD, CMR, Frachtführer, Palettentausch – wir müssen das nicht erst lernen.
Eigenes SpeditionssystemSmartDispo: von ET Systems entwickeltes TMS/ERP für Speditionen, im Echtbetrieb.
Bestehende Systeme bleibenWir automatisieren rund um Ihr TMS, ERP und Postfach – statt Software zu ersetzen.
Warum ET Systems
Softwareentwicklung trifft echte Speditionserfahrung.
Die meisten Softwareanbieter müssen sich die Abläufe einer Spedition erst erklären lassen. Bei uns ist das anders: Der Gründer von ET Systems, Emin Toyoglu, ist ausgebildeter Speditionskaufmann und hat mehrere Jahre operativ in Transport und Logistik gearbeitet – auch in der Disposition.
Wir entwickeln nicht nur für Disponenten. Wir kennen die Disposition aus eigener Praxis. Was ein Transportauftrag, ein POD, ein CMR, ein Frachtführer, ein Palettentausch oder ein Zeitfenster bedeutet – und wo im Alltag die Zeit tatsächlich verloren geht –, müssen wir nicht in Workshops lernen.
Diese Erfahrung kombinieren wir mit Softwareentwicklung, Automatisierung und KI. Das Ergebnis sind Lösungen, die zum operativen Ablauf passen – nicht zu einer Vorstellung davon.
Emin Toyoglu
Gründer und Inhaber, ET Systems
- Ausgebildeter Speditionskaufmann
- Mehrjährige operative Erfahrung in Transport und Logistik
- Praxiserfahrung in der Disposition
- Softwareentwicklung, Automatisierung und KI-Integration
- Entwickler des Speditionssystems SmartDispo
Typische Situationen
Auch mit einem guten TMS bleibt vieles Handarbeit.
Die wenigsten Speditionen sind technisch rückständig. Das TMS läuft, die Buchhaltung läuft, die Fahrer sind erreichbar. Und trotzdem sieht der Alltag in der Disposition und im Büro oft so aus:
Transportaufträge kommen per E-Mail oder PDF – und werden abgetippt
Mitarbeiter übertragen Daten zwischen TMS, Excel, Portal und Buchhaltung
Excel-Listen existieren zusätzlich zum eigentlichen TMS
PODs und CMRs müssen manuell gesucht und dem Auftrag zugeordnet werden
Fahrer schicken Belege per WhatsApp oder E-Mail
Frachtführerrechnungen werden Position für Position von Hand geprüft
Dieselben Daten werden mehrfach eingegeben
Wiederkehrende E-Mails – Statusmeldungen, Avisierungen, Rückfragen – werden manuell geschrieben
Wichtige Informationen liegen unstrukturiert in PDFs und Mailverläufen
Das bestehende System bietet für diese Schritte keine passende Automatisierung
Copy & Paste frisst täglich Zeit, die in der Disposition fehlt
Nicht das TMS ist das Problem – es sind die manuellen Schritte davor, dazwischen und danach. Genau diese Lücken schließen wir.
Anwendungsfälle
Was wir in einer Spedition automatisieren.
Sechs Prozesse, die in fast jeder Spedition Zeit kosten – und wie KI, feste Prüfregeln und Schnittstellen sie übernehmen. Die Bildschirmdarstellungen sind beispielhaft.
Use Case 01
Aus E-Mail wird Transportauftrag – ohne Abtippen.
Transportaufträge kommen als E-Mail, PDF, Word-Datei, Scan oder Portalexport. Die KI erkennt daraus die relevanten Informationen: Kunde, Abhol- und Lieferadresse, Datum und Uhrzeit, Referenz, Paletten, Gewicht, Ladehilfsmittel, Preis und Bemerkungen.
Danach übernimmt feste Software: Daten prüfen, mit Stammdaten abgleichen, Auftrag vorbereiten – und über die Schnittstelle ins TMS oder ERP übergeben. Der Disponent kontrolliert, statt abzutippen.
E-Mail / PDF → KI liest → Software prüft → Auftrag im TMS
Mehr zur KI-Auftragserfassung →
Use Case 02
KI-Dispositionsassistent: Vorschläge statt Rechenarbeit.
Die Disposition bleibt eine Aufgabe für Menschen – aber die Vorarbeit lässt sich abnehmen. Ein KI-Assistent kann offene Aufträge, Fahrzeuge, Fahrer, Verfügbarkeiten, Standorte, Kapazitäten, Zeitfenster, Relationen, bestehende Touren und Restriktionen zusammenführen und daraus einen Planungsvorschlag erstellen.
Wichtig: Die KI disponiert nicht autonom. Sie bereitet vor, markiert Konflikte und begründet Vorschläge. Entscheidung und Freigabe bleiben beim Disponenten.
Aufträge + Ressourcen → Vorschlag → Disponent entscheidet → TMS
Mehr zur KI-Disposition →
Use Case 03
POD, CMR und Lieferscheine: automatisch erkannt und zugeordnet.
Der Fahrer lädt den Beleg hoch – per Fahrer-App, E-Mail oder Foto. Das Dokument wird analysiert, der zugehörige Transportauftrag erkannt und der Beleg automatisch zugeordnet. Der Auftragsstatus wird aktualisiert, auf Wunsch wird der Kunde informiert – und die Abrechnung kann angestoßen werden.
Niemand sucht mehr in Postfächern oder WhatsApp-Verläufen nach dem richtigen Beleg.
Upload → Analyse → Auftrag erkannt → zugeordnet → Status → Abrechnung
Mehr zur POD-Automatisierung →
Use Case 04
Eingangsrechnungen prüfen – Abweichungen sichtbar machen.
Frachtführer- und Lieferantenrechnungen werden ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Mehrwertsteuer, Auftrags- und Transportreferenz. Die Software gleicht die Rechnung mit den vorhandenen Auftragsdaten ab und markiert Abweichungen – etwa einen höheren Betrag als vereinbart oder eine unbekannte Referenz.
Übereinstimmende Rechnungen laufen durch, abweichende landen mit allen Details bei einem Mitarbeiter.
Rechnung → Daten lesen → Abgleich mit Auftrag → Freigabe oder Rückfrage
Mehr zur Rechnungsprüfung →
Use Case 05
E-Mails, die sich selbst erledigen.
Ein Speditionspostfach ist ein Auftragseingang, ein Belegarchiv und ein Kundenservice zugleich. Die Automatisierung erkennt, worum es in einer E-Mail geht, extrahiert die Informationen, klassifiziert den Vorgang und bereitet die passende Aktion vor: Vorgang erzeugen, Antwort entwerfen, Dokument weiterverarbeiten, Mitarbeiter informieren.
Unklare Fälle gehen an einen Menschen – alles andere läuft durch.
E-Mail → klassifizieren → extrahieren → Aktion vorbereiten → System
Mehr zur E-Mail-Automatisierung →
Use Case 06
Zeigen Sie uns einen manuellen Prozess. Wir prüfen, ob er automatisiert werden kann.
Nicht jeder Ablauf passt in eine Kategorie. Palettenkonten abgleichen, Avisierungen versenden, Tagesberichte zusammenstellen, Portale befüllen, Daten aus dem Kundenportal ins TMS übertragen: Überall, wo Informationen zwischen Systemen hin- und hergetragen werden, lässt sich prüfen, ob Software diesen Schritt übernehmen kann.
Wir verbinden dabei die Werkzeuge, die bereits im Einsatz sind:
- Excel
- TMS
- ERP
- CRM
- DMS
- Fahrer-App
- Kundenportal
- Buchhaltung
- Datenbank
- API
01 · VERSTEHEN
KI liest E-Mails, PDFs, Scans und Freitext
02 · PRÜFEN
Deterministische Regeln validieren jedes Ergebnis
03 · AUSFÜHREN
Ihr TMS, ERP oder Postfach führt autorisierte Aktionen aus
Bestehende Systeme
Wir automatisieren auch rund um Ihr bestehendes System.
Die wenigsten Speditionen wollen ihr TMS ersetzen – und das müssen sie auch nicht. ET Systems ergänzt vorhandene Software: Die Automatisierung übernimmt die Schritte davor, dazwischen und danach, das führende System bleibt das führende System.
Welcher Weg der Anbindung möglich ist, hängt vom jeweiligen TMS, ERP oder Portal ab. Wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen vor dem Projekt und sagen Ihnen klar, was geht – eine pauschale Zusage für jedes System wäre unseriös.
Mehr zur TMS-Integration →Technische Anbindungswege
- REST API
- SOAP
- XML
- CSV
- EDI
- Datenbanken
- Webhooks
- Dateiimport / -export
- Individuelle Schnittstellen
Wir nennen bewusst keine Markenlogos: Ob und wie ein bestimmtes TMS angebunden werden kann, klären wir konkret an Ihrem System – nicht mit einer Logo-Wand.
Kompetenzbeweis
Von der Automatisierung bis zum vollständigen Speditionssystem.
ET Systems hat mit SmartDispo ein eigenes TMS/ERP-System für Speditionen entwickelt, das im Echtbetrieb eingesetzt wird. Es zeigt, dass wir nicht nur einzelne Automationen bauen, sondern komplexe operative Systeme – vom Transportauftrag bis zur Abrechnung.
Disposition
Frachtführer- oder Eigenfahrzeug-Zuweisung, Auftragshistorie
Kunden & Partner
Zentraler Partnerstamm für Kunden und Frachtführer
Fahrzeuge & Fahrer
Fahrzeugregister mit Fahrerzuordnung und App-Zugang
Fahrer-App
PWA für Tagestouren, Ladestellen, Belegfotos und Notizen
POD-Uploads
Belegfotos werden direkt dem Auftrag zugeordnet
Dokumente
Auftragsbezogene Ablage, PDF-Import von Lieferscheinen
Palettenverwaltung
EUP-Konten je Auftrag und Partner, Saldenübersicht
Tourenplanung
Wochenplanung nach Kalenderwoche, mehrbenutzerfähig
Rechnungen
Nummernkreise für AT und DE, PDF, E-Mail-Versand
Gutschriften & Eingangsrechnungen
Frachtführerkosten prüfen, freigeben, SEPA-XML-Export
Reporting
Auswertungen nach Partner, Zeitraum und Auftrag
SmartDispo ist ein Produkt innerhalb von ET Systems – kein Zwang: Die meisten Kunden behalten ihr bestehendes TMS und lassen gezielt Prozesse automatisieren.
SmartDispo im Detail →
Praxisbeispiele
Wie solche Projekte konkret aussehen.
Automatische Auftragserfassung →
Aufträge kommen per E-Mail und PDF und wurden manuell übertragen. Heute liest die KI, die Software prüft, der Mitarbeiter kontrolliert.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung →
PODs und CMRs von Fahrern wurden händisch zugeordnet. Heute werden Belege automatisch erkannt und am richtigen Auftrag abgelegt.
Individuelles ERP/TMS →
Mehrere manuelle Systeme und Excel-Listen wurden durch einen zentralen, durchgängigen Workflow ersetzt.
Kostenlos & unverbindlich
Kostenloser Speditions-Automatisierungscheck
In einem kurzen Gespräch analysieren wir gemeinsam einen konkreten Prozess aus Ihrem Betrieb – zum Beispiel den Auftragseingang, die Belegverarbeitung oder die Rechnungsprüfung.
- Wie kommen Aufträge herein?
- Wo werden Daten von Hand übertragen?
- Welche Software ist im Einsatz – TMS, ERP, Portale, Excel?
- Welche Arbeiten wiederholen sich täglich?
- Wo entstehen Fehler und Rückfragen?
- Welche Schritte könnten automatisiert werden?
Was Sie danach wissen
- Was sich in Ihrem Prozess automatisieren lässt – und was nicht
- Welche Systeme dafür angebunden werden müssen
- Wie komplex die Umsetzung wäre
- Wo der größte praktische Nutzen liegt
Kein Verkaufsgespräch. Eine ehrliche Einschätzung – auch wenn das Ergebnis lautet: „Das lohnt sich (noch) nicht.“
KI, Datenschutz & Sicherheit
KI darf nicht blind Daten in kritische Systeme schreiben.
Transportdaten, Kundendaten, Preise: Genau deshalb trennen wir Verstehen, Prüfen und Ausführen. Die KI liefert Vorschläge – was ins TMS geschrieben wird, entscheiden Regeln, Berechtigungen und bei Bedarf ein Mensch.
KI VERSTEHT
Unstrukturierte Eingänge lesen
- E-Mails, PDFs, Scans, Fotos
- Feldwerte mit Konfidenz
- Keine direkten Schreibrechte
SOFTWARE PRÜFT
Deterministische Regeln
- Pflichtfelder und Plausibilität
- Abgleich mit Stammdaten
- Ausnahme → Mensch
IHR SYSTEM FÜHRT AUS
Autorisierte Aktionen
- Berechtigungen und Freigaben
- Protokollierung der Schritte
- Nachvollziehbar je Vorgang
Themen
KI & Automatisierung für Speditionen im Detail
KI-Auftragserfassung →
Aus E-Mail, PDF und Scan wird ein geprüfter Transportauftrag im TMS.
E-Mail-Auftragserfassung →
Postfach als Auftragseingang: erkennen, klassifizieren, Vorgang erzeugen.
PDF-Auftragserfassung →
Transportaufträge aus PDFs und Scans strukturiert auslesen.
KI-Disposition →
Planungsvorschläge für Disponenten – der Mensch entscheidet.
POD- & CMR-Automatisierung →
Ablieferbelege automatisch erkennen, zuordnen, Status setzen.
Dokumentenmanagement →
Alle Transportdokumente am richtigen Vorgang – ohne Suchen.
Rechnungsprüfung →
Frachtführerrechnungen auslesen und gegen Aufträge abgleichen.
TMS-Integration →
Bestehendes TMS/ERP anbinden statt ersetzen.
KI-Assistent für Speditionen →
Per Sprache Aufgaben anstoßen – mit Freigabe und Kontrolle.
Fahrer-App →
Touren, Belege und Status mobil – als Einstieg in die Automatisierung.
Häufige Fragen
Fragen zu KI und Automatisierung in der Spedition
Vor allem die Arbeit mit unstrukturierten Informationen: Transportaufträge aus E-Mails und PDFs auslesen, Belege wie POD und CMR erkennen und dem richtigen Auftrag zuordnen, Frachtführerrechnungen gegen Auftragsdaten prüfen, E-Mails klassifizieren und Antworten vorbereiten sowie Planungsvorschläge für die Disposition erstellen. Die KI versteht die Inhalte, feste Prüfregeln validieren das Ergebnis, und Schnittstellen übertragen die Daten ins TMS oder ERP.
Nein. In den meisten Projekten bleibt das bestehende TMS oder ERP das führende System. Die Automatisierung wird über Schnittstellen wie REST-APIs, XML- oder CSV-Importe, Datenbanken, Webhooks oder E-Mail angebunden und übernimmt die manuellen Schritte rund um das System. Welche Anbindung bei Ihrem TMS möglich ist, prüfen wir vor dem Projekt.
Nein. Ein KI-Dispositionsassistent bereitet Planungsvorschläge vor, führt Aufträge, Fahrzeuge, Fahrer, Zeitfenster und Restriktionen zusammen und markiert Konflikte. Die Entscheidung, welche Tour gefahren wird, trifft der Disponent. Erst nach seiner Freigabe werden Daten ins TMS übernommen.
Nach dem Prinzip: KI versteht, deterministische Software prüft, das System führt autorisierte Aktionen aus. Die KI erhält keine direkten Schreibrechte auf kritische Systeme. Berechtigungen, Protokollierung und Freigabeprozesse sind Teil jeder Lösung. Die konkrete technische Architektur und Datenverarbeitung – etwa Hosting und eingesetzte KI-Anbieter – wird an die Anforderungen des jeweiligen Projekts angepasst. Details finden Sie unter KI, Datenschutz & Sicherheit.
Für kleine und mittelständische Transport- und Logistikunternehmen, in denen täglich Aufträge, Belege und Rechnungen manuell verarbeitet werden – unabhängig davon, ob ein TMS im Einsatz ist, mit Excel gearbeitet wird oder beides. Schon ein einzelner Prozess wie der Auftragseingang ist ein sinnvoller Einstieg.
Mit dem kostenlosen Speditions-Automatisierungscheck: In einem kurzen Gespräch sehen wir uns gemeinsam einen konkreten Prozess an. Danach wissen Sie, was automatisierbar ist, welche Systeme angebunden werden müssen, wie komplex die Umsetzung wäre und wo der größte Nutzen liegt. Erst dann entscheiden Sie, ob und womit Sie starten.