Aufträge per E-Mail
Kunden schicken Transportaufträge als Fließtext oder mit PDF-Anhang. Jede E-Mail wird geöffnet, gelesen, ins TMS übertragen.
Spedition · Auftragserfassung
Aus E-Mail wird Transportauftrag – ohne Abtippen.
Transportaufträge kommen als E-Mail, PDF, Word-Datei, Scan oder Portalexport. Die KI-Auftragserfassung liest die relevanten Daten, feste Prüfregeln validieren sie, und der fertige Auftrag landet im TMS oder ERP. Ihre Mitarbeiter kontrollieren, statt abzutippen.
Was ist KI-Auftragserfassung?
KI-Auftragserfassung bedeutet, dass ein Transportauftrag nicht mehr von einem Mitarbeiter aus einer E-Mail oder einem PDF ins Transportmanagementsystem übertragen wird, sondern von Software: Ein KI-Modell erkennt die fachlichen Angaben – Kunde, Lade- und Entladestelle, Termine, Ladung, Referenzen –, deterministische Prüfregeln validieren das Ergebnis gegen Stammdaten und Pflichtfelder, und eine Schnittstelle legt den Auftrag im TMS oder ERP an.
Der Unterschied zur klassischen OCR-Erfassung: Es werden keine starren Vorlagen je Kunde gepflegt. Die KI versteht den Inhalt des Dokuments, auch wenn jeder Auftraggeber ein anderes Formular verwendet. Der Unterschied zu einem Chatbot: Das Ergebnis endet nicht in einem Chatfenster, sondern als geprüfter Datensatz im führenden System.
So funktioniert es
Vom Posteingang zum fertigen Auftrag
Der Prozess ist bewusst in drei Schichten aufgebaut. Die KI liest und strukturiert. Die Software prüft nach festen Regeln. Erst dann wird geschrieben – automatisch oder nach Freigabe.
- Eingang erkennen: E-Mail, PDF, Word, Scan, Foto oder Portalexport – auch mehrere Aufträge in einem Dokument
- Daten extrahieren: Kunde, Abholadresse, Lieferadresse, Datum, Uhrzeit, Referenz, Paletten, Gewicht, Ladehilfsmittel, Preis, Bemerkungen
- Prüfen: Stammdatenabgleich (Kunde, Adressen), Pflichtfelder, Plausibilität von Terminen, Mengen und Gewichten
- Auftrag vorbereiten: geprüfter Vorschlag mit markierten Unsicherheiten
- Ins TMS/ERP übergeben: per API, Import oder Datenbank – automatisch oder nach Freigabe
Ablauf
Die Prozesskette im Überblick
- E-Mail / PDF / Scan
- Dokument klassifizieren
- Auftragsdaten extrahieren
- Stammdaten & Pflichtfelder prüfen
- Unsicher? → Disponent
- Auftrag im TMS anlegen
- Bestätigung / Disposition
Blau markierte Schritte übernimmt die KI, gelb markierte ein Mensch. Alle übrigen Schritte sind deterministische Software – nachvollziehbar und wiederholbar.
Typische Ausgangslage
Wo die KI-Auftragserfassung ansetzt
Unterschiedliche Formulare
Jeder Auftraggeber verwendet ein eigenes Auftragsformat – Word, PDF, Scan, Tabellen. Vorlagen-OCR scheitert an der Vielfalt.
Portalexporte und Excel
Aufträge aus Kundenportalen oder Sammelaufträge als Excel-Liste werden Zeile für Zeile übernommen.
Doppelerfassung
Derselbe Auftrag wird ins TMS, in eine Excel-Übersicht und in eine Auftragsbestätigung getippt.
Zeitdruck in der Disposition
Die Erfassung konkurriert mit dem Tagesgeschäft – Fehler entstehen, wenn es schnell gehen muss.
Rückfragen wegen Tippfehlern
Zahlendreher in Referenzen, falsche Postleitzahlen, verwechselte Termine fallen erst beim Kunden auf.
Wie kommen Ihre Aufträge herein?
Im kostenlosen Automatisierungscheck sehen wir uns Ihren Auftragseingang an – mit echten Beispielen aus Ihrem Postfach.
Häufige Fragen
Fragen zur KI-Auftragserfassung
Kunde, Abhol- und Lieferadresse, Datum und Uhrzeit beziehungsweise Zeitfenster, Referenznummern, Anzahl und Art der Ladehilfsmittel, Gewicht, Palettentausch, Preis und Bemerkungen – sofern die Angaben im Dokument oder in der E-Mail enthalten sind. Welche Felder Pflicht sind, definieren Sie; fehlt eines, wird der Auftrag nicht still angelegt, sondern zur Ergänzung markiert.
Ja, das ist der Vorteil gegenüber klassischen Vorlagen-Lösungen: Die KI versteht den Inhalt, nicht nur die Position auf der Seite. Neue Kunden oder geänderte Formulare erfordern in der Regel keine Anpassung. Bei sehr ungewöhnlichen Dokumenten greift die Konfidenzbewertung, und der Auftrag geht zur Prüfung an einen Mitarbeiter.
Das legen Sie fest. Möglich ist die vollautomatische Anlage für eindeutige Aufträge bekannter Kunden, ebenso eine Freigabe durch den Disponenten vor jeder Anlage. Viele Speditionen starten mit Freigabe und schalten einzelne Kunden oder Auftragsarten später frei, wenn die Ergebnisse stabil sind.
Sie landen in einer Prüfansicht: Dokument und erkannte Daten nebeneinander, unsichere Felder markiert. Der Mitarbeiter korrigiert oder bestätigt mit wenigen Klicks. Ungeprüfte KI-Ergebnisse werden nicht ins TMS geschrieben.
Weiterführend
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