Transportaufträge
Vom Kunden – Grundlage für die Auftragserfassung und die Ablage am Vorgang.
Spedition · Dokumente
Dokumentenmanagement: Jedes Transportdokument am richtigen Vorgang – ohne Suchen.
Aufträge, CMRs, Lieferscheine, Palettenscheine, Rechnungen: In einer Spedition entstehen je Transport ein halbes Dutzend Dokumente aus verschiedenen Quellen. Die automatisierte Dokumentenverarbeitung erkennt, benennt und ordnet sie zu – in Ihrem bestehenden TMS, DMS oder Dateisystem.
Was bedeutet Dokumentenverarbeitung in der Spedition?
Dokumentenverarbeitung in der Spedition umfasst alle Schritte zwischen dem Eingang eines Dokuments und seiner Nutzung: erkennen, um welchen Typ es sich handelt, die relevanten Daten auslesen, das Dokument dem richtigen Transportauftrag zuordnen, es einheitlich benennen und ablegen – und die Folgeschritte auslösen, die dieser Dokumenttyp erfordert.
In der Praxis kommen Dokumente über viele Kanäle: als E-Mail-Anhang vom Kunden, als Foto vom Fahrer, als Scan aus dem Büro, als Export aus einem Portal. Ohne Automatisierung entsteht eine Ablage nach Person und Tagesform – und die Suche nach dem CMR vom letzten Monat dauert länger als der Transport selbst.
So funktioniert es
Erkennen, benennen, zuordnen, auslösen
Jedes Dokument, egal aus welchem Kanal, wird klassifiziert, ausgelesen und einem Vorgang zugeordnet. Die Ablageregeln – Benennung, Ort, Berechtigung – definieren Sie einmal.
- Eingang aus allen Kanälen: E-Mail, Fahrer-App, Scanner, Ordner, Portal
- Klassifizierung: Auftrag, CMR, POD, Lieferschein, Palettenschein, Rechnung, Gutschrift, Begleitpapier
- Datenextraktion: Referenzen, Partner, Datum, Beträge, Mengen – je Dokumenttyp
- Zuordnung: Abgleich mit Vorgängen im TMS; unklare Fälle an einen Mitarbeiter
- Ablage: einheitliche Benennung, richtiger Ort, richtige Berechtigungen
- Folgeschritte: Status setzen, Rechnungsprüfung starten, Palettenkonto buchen, Mitarbeiter informieren
Dokumentarten
Was in einer Spedition typischerweise verarbeitet wird
CMR, POD, Lieferscheine
Vom Fahrer oder Partner – Nachweis der Zustellung, Auslöser für Status und Abrechnung.
Palettenscheine
Tausch- und Rücknahmebelege – Grundlage für das Palettenkonto je Partner.
Frachtführerrechnungen
Vom Subunternehmer – gehen direkt in die automatische Rechnungsprüfung.
Kundenrechnungen & Gutschriften
Eigene Ausgangsbelege – werden am Vorgang archiviert und mit dem Zahlungsstatus verknüpft.
Begleitpapiere
Gefahrgut, Zoll, Ladungssicherung – erkannt, geprüft auf Vollständigkeit, abgelegt.
Wo liegen Ihre Dokumente heute – und wer sucht sie?
Im Automatisierungscheck sehen wir uns den Weg Ihrer Dokumente an, vom Eingang bis zur Ablage.
Häufige Fragen
Fragen zur Dokumentenverarbeitung
Nein. Die Automatisierung arbeitet mit dem Ablageort, den Sie heute nutzen – TMS-Dokumentenmodul, DMS, Netzlaufwerk oder Cloud-Speicher. Sie sorgt dafür, dass Dokumente dort automatisch, einheitlich benannt und am richtigen Vorgang landen.
Transportaufträge, Auftragsänderungen, CMR-Frachtbriefe, Ablieferbelege, Lieferscheine, Palettenscheine, Frachtführer- und Kundenrechnungen, Gutschriften sowie Begleitpapiere wie Gefahrgut- oder Zollunterlagen. Die Liste ist erweiterbar – jeder Dokumenttyp bekommt eigene Pflichtfelder und Ablageregeln.
Die Software gleicht mehrere Merkmale ab – Referenznummern, Kunde, Relation, Datum, Fahrzeug. Stimmen sie eindeutig überein, wird automatisch zugeordnet. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlenden Referenzen wird das Dokument einem Mitarbeiter mit den wahrscheinlichsten Vorgängen vorgelegt. Ein Dokument wird nie „irgendwo“ abgelegt.
Weiterführend
Verwandte Themen
POD- & CMR-Automatisierung
Der wichtigste Einzelfall: Ablieferbelege automatisch zuordnen und Folgeschritte auslösen.
Zur POD-Automatisierung →Rechnungsprüfung
Frachtführerrechnungen auslesen und gegen Auftragsdaten abgleichen.
Zur Rechnungsprüfung →Office-Automatisierung
PDF, Excel und E-Mail branchenübergreifend automatisieren.
Zur Office-Automatisierung →