Transportaufträge
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Kompetenzbeweis · Speditionssystem
SmartDispo: Von der Automatisierung bis zum vollständigen Speditionssystem.
SmartDispo ist das von ET Systems entwickelte TMS/ERP-System für Speditionen – vom Transportauftrag über Disposition, Tourenplanung und Fahrer-App bis zu Palettenkonten, Rechnungen und SEPA-Zahlungsexport. Es läuft im Echtbetrieb und zeigt, dass wir nicht nur einzelne Automationen bauen, sondern komplexe operative Systeme.
Was ist SmartDispo?
SmartDispo ist eine webbasierte Speditionssoftware von ET Systems, die den gesamten Lebenszyklus eines Transportauftrags abdeckt: von der Auftragserfassung über die Disposition mit eigenen Fahrzeugen oder Frachtführern, die Tourenplanung und die Belegerfassung durch Fahrer bis zur Rechnungsstellung, der Prüfung von Frachtführerrechnungen und dem Zahlungsexport. Palettenkonten werden automatisch je Auftrag gebucht.
Für Sie als Interessent ist SmartDispo vor allem eines: der Beleg, dass ET Systems die Abläufe einer Spedition nicht nur aus Gesprächen kennt. Ein System dieser Tiefe entsteht nur, wenn man Disposition, Palettentausch, Frachtführerabrechnung und Nummernkreise für zwei Länder aus der Praxis versteht – und die Software daran über Jahre weiterentwickelt.
ET Systems ist nicht nur SmartDispo. Unser Kerngeschäft sind individuelle Software, KI-Integrationen und Automatisierungen – häufig rund um das TMS, das ein Kunde bereits einsetzt. SmartDispo ist ein Produkt innerhalb dieses Angebots.
Module
Was SmartDispo abdeckt
Alle Module greifen auf dieselbe Datenbasis zu – keine Datensilos, keine doppelte Eingabe. Die Beschreibungen entsprechen dem tatsächlichen Funktionsumfang.
Disposition
Frachtführer- oder Eigenfahrzeug-Zuweisung je Auftrag, gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Disponenten mit Sperrmechanismus, letzte Bearbeitung mit Benutzer und Zeitstempel.
Tourenplanung
Wochenplanung nach Kalenderwoche, tageweise und fahrzeugbezogen, für mehrere Benutzer gleichzeitig.
Kunden & Partner
Ein zentraler Partnerstamm für Auftraggeber und Frachtführer – mit Konditionen, Bankverbindungen und Palettenkonto.
Fahrzeuge & Fahrer
Fahrzeugregister mit Kennzeichen, Fahrerzuordnung und Zugangsdaten für die Fahrer-App.
Fahrer-App (PWA)
Tagestouren abrufen, Ladestellendetails einsehen, Belege fotografieren, Notizen erfassen – im Browser, ohne App-Store, auf iOS und Android.
POD-Uploads
Belegfotos aus der Fahrer-App werden direkt dem Transportauftrag zugeordnet – kein Papier, kein Umbenennen.
Dokumente & PDF-Import
Auftragsbezogene Dokumentenablage; Paletten-Lieferschein-PDFs werden automatisch erkannt und in Aufträge und Palettenbuchungen übernommen.
Palettenverwaltung
Vollständiges Palettenkonto (EUP und andere Ladungsträger): automatische Buchung je Auftrag und Haltepunkt, Saldo nach Partner und Zeitraum, defekte Paletten, Korrekturbuchungen, Export für die Kundenabrechnung.
Rechnungen
Automatische Nummerierung in getrennten Nummernkreisen für Österreich und Deutschland, PDF-Erzeugung, E-Mail-Versand aus dem System, Zahlungsziel und Zahlungseingang, Rabatte.
Gutschriften & Eingangsrechnungen
Gutschriften an Kunden; Frachtführer-Eingangsrechnungen je Auftrag erfassen, prüfen, freigeben – mit Skonto, Kostenstellen und SEPA-XML-Zahlungsexport inklusive Exporthistorie.
Reporting
Auswertungen nach Partner, Zeitraum und Auftrag – etwa Palettensalden, Auftragskosten gegenüber Frachtführerrechnungen und Rechnungsstatus.
Technische Basis
Was das System im Betrieb auszeichnet
SmartDispo ist aus dem operativen Tagesgeschäft heraus entstanden und daran gewachsen. Einige Eigenschaften, die im Alltag den Unterschied machen:
- Webbasiert: im Browser nutzbar, am Standort, im Homeoffice, unterwegs
- Mehrbenutzerfähig mit Sperrmechanismus bei gleichzeitiger Bearbeitung
- Mandantenfähig: getrennte Datenbestände je Unternehmen
- Protokollierung: letzte Bearbeitung mit Benutzer und Zeitstempel
- Zwei Länder: getrennte Rechnungsnummernkreise für Österreich und Deutschland
- Serverbasiert mit regelmäßiger Datensicherung
Wo Automatisierung heute schon eingebaut ist
- Automatischer PDF-Import von Paletten-Lieferscheinen in Aufträge und Palettenkonten
- Belegfotos aus der Fahrer-App direkt am Auftrag
- Rechnungen mit automatischer Nummerierung, PDF und E-Mail-Versand aus dem System
- SEPA-XML-Zahlungsdateien mit Validierung vor dem Export
- Automatische Palettenbuchung je Auftragspunkt
Weitere KI-Funktionen – etwa Auftragserfassung aus E-Mails oder ein Dispositionsassistent – lassen sich direkt einbetten.
Einordnung
Wann SmartDispo passt – und wann nicht
SmartDispo passt, wenn …
- bisher mit Excel, Word und Telefon disponiert wird
- das bestehende System Paletten, Frachtführerabrechnung oder Fahrer-Belege nicht abbildet
- eigene Fahrzeuge und Frachtführer gemischt gesteuert werden
- Rechnungen für Österreich und Deutschland gestellt werden
- KI-Automatisierung von Anfang an Teil des Systems sein soll
Besser Automatisierung rund um Ihr TMS, wenn …
- Ihr TMS die Kernprozesse gut abbildet und die Mitarbeiter es kennen
- vor allem der Auftragseingang, Belege oder Rechnungen Zeit kosten
- ein Systemwechsel für den Betrieb zu riskant wäre
- Sie mit einem abgegrenzten ersten Schritt starten wollen
Häufige Fragen
Fragen zu SmartDispo
Beides: SmartDispo ist ein bestehendes, produktiv eingesetztes System mit den beschriebenen Modulen. Es wird für jeden Betrieb an dessen Abläufe angepasst – Module, Felder, Nummernkreise, Auswertungen. Preise richten sich nach Unternehmensgröße und benötigten Modulen und werden individuell angeboten.
Nein. SmartDispo ist ein Angebot innerhalb von ET Systems, kein Zwang. Die meisten Automatisierungsprojekte laufen rund um das bestehende TMS des Kunden. SmartDispo kommt dann infrage, wenn kein System vorhanden ist, mit Excel gearbeitet wird oder das bestehende System die Kernprozesse grundlegend nicht abbildet.
Schrittweise statt Stichtag: Das System startet mit einem abgegrenzten Bereich – etwa Aufträge und Disposition –, während bestehende Abläufe weiterlaufen. Daten werden übernommen, Mitarbeiter eingeschult, weitere Module folgen, sobald der erste Bereich stabil läuft.
Ja – und das ist einer der Vorteile eines eigenen Systems: Auftragserfassung aus E-Mails und PDFs, POD-Zuordnung, Rechnungsprüfung oder ein Dispositionsassistent können direkt in SmartDispo eingebettet werden, ohne Schnittstellenhürden zu fremden Systemen.
Weiterführend
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Wie wir individuelle ERP-Systeme entwickeln – branchenübergreifend.
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Die Fahrer-App im Detail – auch anbindbar an bestehende Systeme.
Zur Fahrer-App →KI & Automatisierung für Speditionen
Die Übersicht aller Speditionsprozesse, die wir automatisieren.
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