Aus der Praxis

Praxisbeispiele

Wie Automatisierungs- und Softwareprojekte bei ET Systems tatsächlich verlaufen – am Beispiel typischer Speditionsprozesse. Ohne erfundene Kennzahlen, dafür mit nachvollziehbarem Ablauf.

Eigenen Prozess besprechenAlle Speditionsthemen
Praxisbeispiele

Drei typische Projektverläufe

Die Beispiele zeigen, wie solche Projekte aufgebaut sind: Ausgangslage, Problem, Lösung, Ergebnis. Wir nennen bewusst keine Kennzahlen, die wir nicht belegen können – Kunden bleiben auf Wunsch anonym.

Automatische Auftragserfassung aus E-Mail und PDF

Auftragserfassung
Ausgangslage

Transportaufträge kommen per E-Mail – als Text oder mit PDF-Anhang, in unterschiedlichen Formaten je Kunde.

Problem

Jeder Auftrag wird von einem Mitarbeiter gelesen und ins System übertragen. Zeitdruck führt zu Tippfehlern, Rückfragen und Doppelerfassung in Nebenlisten.

Lösung

Die KI liest die Aufträge aus E-Mail und Anhang und strukturiert sie. Feste Prüfregeln gleichen Kunde, Adressen und Pflichtfelder mit den Stammdaten ab. Der geprüfte Auftrag wird im System vorbereitet.

Ergebnis

Der Mitarbeiter kontrolliert, statt abzutippen. Unklare Aufträge werden markiert und einzeln geprüft – alle anderen laufen durch.

Bausteine: E-Mail-Anbindung · KI-Extraktion · Prüfregeln · SystemschnittstelleLeistung: KI-Auftragserfassung

Automatisierte Dokumentenverarbeitung: POD und CMR

Dokumente
Ausgangslage

Fahrer übermitteln Ablieferbelege als Foto – per Messenger, E-Mail oder App. Belege kommen unbenannt und ohne Bezug zum Auftrag an.

Problem

Belege müssen manuell dem richtigen Transportauftrag zugeordnet, umbenannt und abgelegt werden. Fehlende Belege fallen erst bei der Abrechnung oder einer Reklamation auf.

Lösung

Jeder eingehende Beleg wird automatisch analysiert: Dokumenttyp, Referenzen, Empfänger, Unterschrift. Die Software findet den passenden Auftrag, ordnet den Beleg zu und setzt den Status.

Ergebnis

Weniger Such- und Verwaltungsaufwand. Belege liegen am richtigen Vorgang, fehlende Belege sind sofort sichtbar, die Abrechnung kann früher starten.

Bausteine: Fahrer-App oder Postfach · Dokumentenerkennung · Auftragsabgleich · StatusupdateLeistung: POD-Automatisierung

Individuelles ERP/TMS für eine Spedition

Individuelles System
Ausgangslage

Aufträge, Tourenplanung, Palettenkonten und Rechnungen werden in mehreren getrennten Werkzeugen geführt – Excel-Dateien, Word-Vorlagen, E-Mail-Programm, Banking.

Problem

Dieselben Daten werden mehrfach erfasst, Dateiversionen widersprechen sich, Palettensalden sind nicht nachvollziehbar, Rechnungen entstehen manuell mit fehleranfälliger Nummernführung.

Lösung

Ein zentrales System bildet den gesamten Ablauf ab: Auftrag, Disposition, Tourenplanung, Fahrer-App mit Belegfotos, automatische Palettenbuchung, Rechnungen mit Nummernkreisen für AT und DE, Frachtführerrechnungen und SEPA-Export. Daraus ist SmartDispo entstanden.

Ergebnis

Ein durchgängiger Prozess vom Auftrag bis zur Zahlung: einmal erfassen, überall verfügbar, jederzeit nachvollziehbar – im täglichen Echtbetrieb.

Bausteine: Individuelle Softwareentwicklung · Datenmodell · PWA · PDF-Import · SEPA-XMLProdukt: SmartDispo · Leistung: ERP-Systeme
Belegbare Kompetenz

Worauf Sie sich stützen können

Statt Logos und Testimonials, die wir nicht zeigen können, setzen wir auf Nachweise, die sich prüfen lassen.

Eigenes Speditionssystem im EchtbetriebSmartDispo – von ET Systems entwickelt und produktiv eingesetzt.
Ausgebildeter SpeditionskaufmannDer Gründer kennt Disposition, Belege und Abrechnung aus der Praxis.
Nachvollziehbare ArchitekturKI versteht, Software prüft, Ihr System führt aus – kein Blackbox-Versprechen.
Persönliche DemoWir zeigen reale Systeme, nicht Folien.

Wie würde Ihr Praxisbeispiel aussehen?

Im kostenlosen Automatisierungscheck sehen wir uns einen Ihrer Prozesse an – Ausgangslage, Problem, mögliche Lösung.

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