Neuer Auftrag mit PDF
Der Anhang wird ausgelesen, Zusatzhinweise aus dem Mailtext ergänzt, der Auftrag geprüft ins TMS vorbereitet.
Spedition · E-Mail-Automatisierung
E-Mail-Auftragserfassung: Das Postfach wird zum Auftragseingang.
Das Dispo-Postfach ist in vielen Speditionen der wichtigste Auftragskanal – und der größte Zeitfresser. Die E-Mail-Auftragserfassung erkennt Aufträge, Änderungen, Belege und Statusanfragen automatisch, extrahiert die Daten und erzeugt den passenden Vorgang im TMS.
Was ist E-Mail-Auftragserfassung?
E-Mail-Auftragserfassung ist die automatische Verarbeitung eingehender E-Mails in einer Spedition: Software überwacht das Postfach, erkennt anhand von Betreff, Text und Anhängen, worum es geht, extrahiert die Auftragsdaten und legt den Vorgang im Transportmanagementsystem an – oder bereitet ihn zur Freigabe vor.
Im Unterschied zur reinen PDF-Verarbeitung berücksichtigt die E-Mail-Auftragserfassung den gesamten Kontext: den Absender, den Mailtext mit Ergänzungen wie „Abholung erst ab 10 Uhr“, den Verlauf des Threads bei Änderungen und mehrere Anhänge in einer Nachricht. Für die Dokumentseite lesen Sie mehr unter PDF-Auftragserfassung.
So funktioniert es
Erkennen, klassifizieren, Vorgang erzeugen
Jede eingehende E-Mail durchläuft dieselbe Kette. Die KI beantwortet die Frage „Worum geht es?“ und liefert die Daten – die Software entscheidet nach Ihren Regeln, was damit passiert.
- Auftragseingang erkennen: Transportauftrag, Auftragsänderung, Stornierung, Anfrage
- Informationen extrahieren: aus Mailtext und Anhängen, inklusive Sonderhinweisen
- E-Mail klassifizieren: Auftrag, Statusanfrage, Beleg, Rechnung, Sonstiges
- Antwort vorbereiten: Eingangsbestätigung, Statusauskunft, Rückfrage – als Entwurf oder freigegebener Versand
- Dokumente weiterverarbeiten: Anhänge dem Auftrag zuordnen, an Rechnungsprüfung übergeben
- Vorgang im System erzeugen: neuer Auftrag, Änderung am bestehenden Auftrag, Aufgabe für den Disponenten
Was das im Alltag bedeutet
Fünf Situationen, die das Postfach täglich erzeugt
Änderung zu bestehendem Auftrag
Referenz wird erkannt, der bestehende Auftrag gefunden, die Änderung dem Disponenten mit Vorher/Nachher vorgelegt.
Statusanfrage vom Kunden
Der Auftrag wird anhand der Referenz identifiziert, der aktuelle Status aus dem TMS gelesen und ein Antwortentwurf erstellt.
Beleg vom Fahrer oder Partner
CMR, POD oder Lieferschein werden erkannt und automatisch dem Auftrag zugeordnet.
Frachtführerrechnung
Die Rechnung geht direkt in die automatische Rechnungsprüfung – mit Bezug zum Auftrag.
Unklarer Fall
Alles, was nicht eindeutig ist, wird einem Mitarbeiter mit allen erkannten Informationen vorgelegt.
Wie viele E-Mails werden bei Ihnen täglich manuell ins TMS übertragen?
Im Automatisierungscheck sehen wir uns Ihr Postfach an – anonymisiert, mit Ihren typischen Nachrichten.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Mail-Auftragserfassung
Ja. Die KI erkennt, ob eine E-Mail einen Transportauftrag enthält, liest die Auftragsdaten aus Text und Anhängen und strukturiert sie. Bevor daraus ein TMS-Vorgang wird, prüfen feste Regeln das Ergebnis gegen Stammdaten und Pflichtfelder. Die Übergabe ins TMS erfolgt über dessen Schnittstelle – automatisch oder nach Freigabe.
Je nach Mailsystem über die verfügbaren Zugänge, etwa IMAP oder die Schnittstellen von Exchange beziehungsweise Microsoft 365. Häufig wird ein eigenes Dispo- oder Auftragspostfach überwacht; alternativ werden E-Mails nach Regeln in einen überwachten Ordner verschoben. Die Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit Ihrer IT.
Sie werden klassifiziert und entsprechend behandelt: Statusanfragen bekommen einen Antwortentwurf mit dem aktuellen Auftragsstatus, Belege werden dem Auftrag zugeordnet, Rechnungen gehen in die Rechnungsprüfung, Auftragsänderungen werden dem Disponenten mit Bezug zum bestehenden Auftrag vorgelegt. Irrelevantes wird ignoriert.
Nur, wenn Sie das für bestimmte Fälle festlegen – etwa eine Eingangsbestätigung. Standardmäßig bereitet das System Antwortentwürfe vor, die ein Mitarbeiter prüft und versendet. Welche Antworten automatisch gehen dürfen, ist eine Regel, die Sie jederzeit ändern können.
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