Einen definierten Eingangskanal
Fahrer-App, Postfach oder Ordner – Hauptsache, die Software kann ihn überwachen. Bestehende Apps können angebunden werden.
Spedition · Belege
POD- & CMR-Automatisierung: Belege finden ihren Auftrag von selbst.
Fahrer laden den Ablieferbeleg hoch – die Software erkennt das Dokument, findet den Transportauftrag, ordnet den Beleg zu, aktualisiert den Status und stößt bei Bedarf die Kundeninformation und die Abrechnung an. Niemand sucht mehr in Postfächern nach dem richtigen CMR.
Was ist POD-Automatisierung?
POD-Automatisierung (Proof of Delivery) bezeichnet die automatische Verarbeitung von Ablieferbelegen in einer Spedition: CMR-Frachtbriefe, Lieferscheine und Empfangsbestätigungen werden nach dem Upload analysiert, dem zugehörigen Transportauftrag zugeordnet und lösen definierte Folgeschritte aus – Statusänderung im TMS, Information an den Kunden, Freigabe zur Abrechnung.
Das manuelle Gegenstück kennt jede Spedition: Der Fahrer schickt ein Foto per Messenger oder E-Mail, jemand im Büro sucht den passenden Auftrag, benennt die Datei um, legt sie ab, setzt den Status und schreibt dem Kunden. Bei hundert Zustellungen am Tag ist das eine Vollzeitaufgabe – und der Beleg fehlt trotzdem oft genau dann, wenn die Rechnung reklamiert wird.
So funktioniert es
Vom Upload bis zur Abrechnung
Der Ablauf ist derselbe, ob der Beleg aus der Fahrer-App, per E-Mail oder aus einem Scan-Ordner kommt. Die KI liest, die Software ordnet zu und führt die freigegebenen Folgeschritte aus.
- Fahrer lädt Dokument hoch – Foto oder Scan, per Fahrer-App, E-Mail oder Ordner
- Dokument wird analysiert: Typ (CMR, Lieferschein, POD), Referenzen, Empfänger, Datum, Unterschrift, Vermerke
- Transportauftrag erkannt: Abgleich mit offenen Aufträgen nach Referenz, Relation, Datum und Fahrzeug
- Dokument automatisch zugeordnet und am Vorgang abgelegt – einheitlich benannt
- Status aktualisiert: zugestellt, mit Uhrzeit und Beleg
- Kunde informiert (optional) und Abrechnung angestoßen
Ablauf
Die Prozesskette
- Fahrer lädt Beleg hoch
- Dokument analysiert
- Auftrag erkannt
- Zuordnung geprüft
- Unklar / Vorbehalt? → Mitarbeiter
- Status im TMS
- Kunde informiert
- Abrechnung
Voraussetzungen
Was es dafür braucht
Zugriff auf Auftragsdaten
Zum Zuordnen braucht die Software die offenen Aufträge aus dem TMS – per API, Datenbank oder Export.
Klare Regeln
Was passiert bei Vorbehalt, fehlender Unterschrift oder mehrdeutiger Zuordnung? Das legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Wie kommen Ihre Belege heute ins Büro?
Wir sehen uns den Weg vom Fahrer bis zur Rechnung an und zeigen, welche Schritte automatisch laufen können.
Häufige Fragen
Fragen zur POD- und CMR-Automatisierung
Der Beleg wird als Foto oder Scan eingereicht – über die Fahrer-App, per E-Mail oder aus einem Ordner. Die KI erkennt den Dokumenttyp und liest Referenzen, Empfänger, Datum und Vermerke. Die Software sucht anhand dieser Merkmale den passenden Transportauftrag im TMS, ordnet den Beleg zu und setzt den Status. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, wird der Beleg mit den wahrscheinlichsten Treffern einem Mitarbeiter vorgelegt.
Technisch lassen sich Fotos aus verschiedenen Quellen verarbeiten; entscheidend ist ein definierter Eingangskanal, den die Software überwachen kann – etwa ein Postfach, ein Upload in der Fahrer-App oder ein Ordner. Ob und wie ein Messenger als Kanal angebunden werden kann, klären wir projektbezogen; oft ist die Fahrer-App der sauberere Weg.
Handschriftliche Vermerke und angekreuzte Felder können erkannt und markiert werden. Da solche Angaben rechtlich relevant sind, werden Belege mit Vorbehalt in der Regel nicht automatisch als „sauber zugestellt“ verbucht, sondern einem Mitarbeiter zur Beurteilung vorgelegt.
Die Automatisierung kann den Auftrag als abrechenbar markieren und – je nach TMS und Regelwerk – die Rechnungserstellung anstoßen oder vorbereiten. Ob die Rechnung ohne weitere Prüfung versendet wird, bleibt Ihre Entscheidung.
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