Betrag weicht vom Auftrag ab
Der Frachtführer berechnet mehr als vereinbart – etwa Wartezeit oder Zusatzstopps, die nicht im Auftrag stehen.
Spedition · Abrechnung
Rechnungsprüfung: Frachtführerrechnungen automatisch abgleichen.
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, dem Transportauftrag zugeordnet und mit vereinbarten Preisen, Ablieferbelegen und Stammdaten abgeglichen. Übereinstimmende Rechnungen laufen durch, Abweichungen werden markiert – Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch die Ausnahmen.
Was ist automatische Rechnungsprüfung in der Spedition?
Automatische Rechnungsprüfung bedeutet, dass Eingangsrechnungen – vor allem von Frachtführern und Subunternehmern – nicht mehr Position für Position von Hand mit den Auftragsdaten verglichen werden. Software liest die Rechnung aus, findet den zugehörigen Transportauftrag, vergleicht den berechneten mit dem vereinbarten Betrag, prüft ob ein Ablieferbeleg vorliegt, und markiert alles, was nicht zusammenpasst.
Der Nutzen liegt weniger im Auslesen als im Abgleich: Die relevanten Informationen – vereinbarter Preis, Zustellstatus, Palettentausch, Zusatzleistungen – stehen bereits im TMS. Die Automatisierung bringt Rechnung und Auftrag zusammen, statt dass ein Mitarbeiter beides nebeneinander öffnet.
So funktioniert es
Lesen, zuordnen, abgleichen, markieren
Jede Rechnung durchläuft dieselbe Kette. Was automatisch freigegeben werden darf und was ein Mensch sehen muss, bestimmen Ihre Regeln – nicht die KI.
- Lieferant erkennen und mit Stammdaten abgleichen (Name, UID, Bankverbindung)
- Rechnungsnummer, Datum, Betrag, MwSt auslesen und rechnerisch prüfen
- Auftragsreferenz / Transportreferenz erkennen und dem Transportauftrag zuordnen
- Abgleich mit vorhandenen Daten: vereinbarter Preis, Zusatzleistungen, Ablieferbeleg, Palettentausch
- Abweichungen markieren: Betrag, doppelte Rechnung, fehlender POD, unbekannte Referenz
- Freigabe oder Rückfrage – und Übergabe an Buchhaltung oder Zahlungsexport
Typische Abweichungen
Was die Prüfung sichtbar macht
Doppelte Rechnung
Dieselbe Leistung wird zweimal berechnet – mit neuer oder gleicher Rechnungsnummer.
Kein Ablieferbeleg
Die Rechnung kommt, bevor der POD vorliegt – die Freigabe wartet, bis der Beleg zugeordnet ist.
Unbekannte Referenz
Die Rechnung nennt eine Auftragsnummer, die es im TMS nicht gibt – ein Tippfehler oder ein falscher Adressat.
Palettentausch nicht berücksichtigt
Tauschpaletten oder Rücknahmen fehlen in der Abrechnung.
Formale Mängel
Fehlende UID, falscher Steuersatz, unvollständige Rechnungsangaben.
Wie viele Frachtführerrechnungen prüfen Sie pro Monat von Hand?
Wir sehen uns Ihren Prüfprozess an und zeigen, welche Abgleiche Software übernehmen kann.
Häufige Fragen
Fragen zur automatischen Rechnungsprüfung
Zunächst formale Punkte: Lieferant bekannt, Rechnungsnummer eindeutig, Beträge und Mehrwertsteuer rechnerisch korrekt. Dann fachliche: Gehört die Rechnung zu einem Transportauftrag? Stimmt der Betrag mit dem vereinbarten Preis oder der Tarifvereinbarung überein? Liegt ein Ablieferbeleg vor? Abweichungen werden markiert und mit Details einem Mitarbeiter vorgelegt.
Nur nach Regeln, die Sie festlegen – etwa: übereinstimmende Rechnungen bekannter Frachtführer bis zu einem bestimmten Betrag. Alle anderen gehen in den Freigabeworkflow. Viele Speditionen starten ohne automatische Freigabe und lockern die Regeln, sobald die Prüfung stabil läuft.
Je nach System über eine Schnittstelle, einen Export oder einen Import: Die Rechnungsdaten werden mit Kontierung, Kostenstelle und Auftragsbezug übergeben. Welche Anbindung Ihr Buchhaltungssystem bietet, klären wir vorab.
Ja. Sammelrechnungen mit mehreren Positionen werden auf die einzelnen Transportaufträge aufgeteilt und Position für Position abgeglichen. Positionen ohne Zuordnung werden gesondert markiert.
Weiterführend
Verwandte Themen
POD- & CMR-Automatisierung
Die Voraussetzung für den Belegabgleich: Ablieferbelege automatisch am Auftrag.
Zur POD-Automatisierung →SmartDispo
Unser Speditionssystem mit Frachtführer-Eingangsrechnungen, Freigabeworkflow und SEPA-XML-Export.
SmartDispo ansehen →ERP-Integration
Wie geprüfte Belege in Buchhaltung und ERP gelangen.
Zur ERP-Integration →