REST- & SOAP-APIs
Moderne ERP-Systeme bieten Programmierschnittstellen, über die sich Datensätze direkt lesen, anlegen und aktualisieren lassen – der bevorzugte Weg.
Leistung
ERP-Integration & ERP-Automatisierung
Ihr ERP ist das Zentrum Ihrer Daten – aber zu viel davon wird noch von Hand hineingetragen. Wir binden Ihr bestehendes ERP über Schnittstellen an und sorgen dafür, dass Daten aus E-Mails, PDFs und Excel geprüft im System landen. Ohne das ERP zu ersetzen.
Was ist ERP-Integration?
ERP-Integration bezeichnet die technische Anbindung eines ERP-Systems an andere Anwendungen, Datenquellen und Prozesse – über Schnittstellen wie APIs, Import- und Exportformate oder Dateiaustausch. Ziel ist, dass Daten automatisch ins ERP gelangen und aus ihm herausfließen, statt manuell übertragen zu werden: Ein Auftrag aus einer E-Mail wird zum ERP-Datensatz, eine Änderung im ERP stößt Folgeprozesse an.
ERP-Automatisierung geht einen Schritt weiter: Auf Basis der Anbindung werden ganze Abläufe rund um das ERP automatisiert – vom Auslesen eingehender Dokumente über die Prüfung gegen Stammdaten bis zum fertigen Datensatz. Das ERP bleibt dabei das führende System; es wird angebunden und entlastet, nicht ersetzt.
Das ERP ist das Zentrum – die Daten entstehen außerhalb
Aufträge, Artikel, Rechnungen, Lagerbewegungen: Im ERP läuft alles zusammen. Nur entstehen die wenigsten dieser Daten im ERP selbst. Sie kommen als E-Mail vom Kunden, als PDF vom Lieferanten, als Excel-Liste aus der Filiale oder über ein Kundenportal – und irgendjemand tippt sie ab.
Genau diese Lücke schließt ERP-Integration: Der Weg von der Quelle ins System wird technisch abgebildet. KI macht dabei auch unstrukturierte Eingänge nutzbar – sie liest das PDF oder die E-Mail, feste Prüfregeln validieren das Ergebnis, und erst der geprüfte Datensatz erreicht das ERP. Die Doppelerfassung entfällt, und mit ihr die typischen Übertragungsfehler.
Technik
Wie ein ERP angebunden werden kann
Welcher Weg infrage kommt, ist je nach System unterschiedlich – wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen zu Projektbeginn und wählen den stabilsten.
Datenbankzugriff
Wo es das System erlaubt, kann direkt auf die Datenbank zugegriffen werden – lesend für Auswertungen, schreibend nur mit größter Sorgfalt und klaren Regeln.
Import- & Exportformate
Fast jedes ERP verarbeitet strukturierte Formate wie CSV oder XML. Die Automatisierung erzeugt exakt die Dateien, die Ihr System erwartet – und liest Exporte weiter.
Dateischnittstellen
Auch überwachte Austauschordner sind ein gangbarer Weg: Dateien werden automatisch abgelegt, abgeholt und verarbeitet – bewährt bei älteren Systemen.
Nicht jedes ERP bietet jeden dieser Wege, und nicht jeder Weg eignet sich für jede Aufgabe. Je nach System können bestehende Anwendungen über APIs, Datenimporte oder andere geeignete Schnittstellen angebunden werden – was bei Ihrem ERP möglich ist, klären wir vor dem Projekt.
ERP-Automatisierung
Was nach der Anbindung möglich ist
Sobald das ERP erreichbar ist, wird es vom Ziel manueller Eingaben zum aktiven Teil automatisierter Abläufe:
- Datensätze lesen, prüfen, erstellen und aktualisieren – Aufträge, Artikel, Adressen, Belege
- Folgeprozesse starten: Bestätigungen versenden, Dokumente erzeugen, Aufgaben anlegen
- KI-gestützte Befüllung aus Dokumenten: Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden ausgelesen und als geprüfter Vorschlag ins ERP übernommen
- Daten mit anderen Systemen abgleichen – CRM, Webshop, Excel, Portale
Feste Prüfregeln, Berechtigungen und Freigabeprozesse sorgen dafür, dass KI dort unterstützt, wo sie sinnvoll eingesetzt werden kann – kritische Buchungen bleiben freigabepflichtig.
Vom Kunden-PDF zum ERP-Auftrag
Ein typischer automatisierter Auftragseingang, Schritt für Schritt:
E-Mail trifft ein → Anhang erkannt
→ PDF wird ausgelesen (Kunde, Positionen, Termine)
→ KI strukturiert die Daten
→ Prüfregeln: Stammdaten-Abgleich, Plausibilität
→ unklarer Fall? Freigabe durch Mitarbeiter
→ Auftrag im ERP angelegt → Bestätigung versendet
→ PDF wird ausgelesen (Kunde, Positionen, Termine)
→ KI strukturiert die Daten
→ Prüfregeln: Stammdaten-Abgleich, Plausibilität
→ unklarer Fall? Freigabe durch Mitarbeiter
→ Auftrag im ERP angelegt → Bestätigung versendet
Kompetenznachweis
Wir kennen beide Seiten: ERP bauen und ERP anbinden
Wir haben selbst ein vollständiges ERP-System entwickelt, das täglich produktiv im Einsatz ist – inklusive Belegverarbeitung, Abrechnung, Zahlungsexport und automatischem PDF-Import von Lieferscheinen.
Deshalb wissen wir aus eigener Praxis, wie ein ERP von innen aufgebaut ist: wie Datenmodelle, Belegflüsse und Schnittstellen zusammenhängen. Dieses Wissen fließt in jede Integration ein – wir binden Ihr ERP so an, wie wir es uns als ERP-Hersteller selbst wünschen würden.
- Praxis statt Theorie: Unsere eigene Unternehmenssoftware verarbeitet reale Aufträge und Abrechnungen im Tagesgeschäft.
- Dokumente im Griff: Der automatische PDF-Import von Lieferscheinen zeigt, wie Belege ohne Abtippen ins System kommen.
- Schnittstellen inklusive: Vom SEPA-XML-Export bis zur mobilen App – produktive Software lebt vom Datenaustausch mit ihrer Umgebung.
Häufige Fragen
Fragen zur ERP-Integration
Ja. KI liest die relevanten Angaben aus dem PDF – etwa Kunde, Positionen, Mengen und Termine – und strukturiert sie. Bevor daraus ein ERP-Datensatz wird, prüfen feste Regeln das Ergebnis gegen Ihre Stammdaten; unklare Fälle gehen zur Freigabe an einen Mitarbeiter. So kommen auch unterschiedlich aufgebaute Dokumente zuverlässig ins System, ohne dass ungeprüfte KI-Ergebnisse gebucht werden.
Das hängt von den Schnittstellen ab, die Ihr System bietet – eine pauschale Zusage wäre unseriös. Viele ERP-Systeme lassen sich über APIs, Import-/Exportformate oder Dateischnittstellen anbinden; welcher Weg bei Ihnen offensteht und wie belastbar er ist, prüfen wir vor Projektbeginn. Sie erhalten eine klare Aussage, was möglich ist, bevor Kosten entstehen.
Dann ist die Integration oft trotzdem machbar, nur auf anderem Weg: über Import- und Exportdateien wie CSV oder XML, überwachte Austauschordner oder – wo zulässig – einen direkten Datenbankzugriff. Diese Wege sind je nach System unterschiedlich gut geeignet; wir bewerten sie ehrlich und sagen auch, wenn ein bestimmter Ablauf mit Ihrem System nicht sinnvoll automatisierbar ist.
Wenn das ERP fachlich passt und nur die manuelle Datenerfassung Zeit kostet, ist Automatisierung meist der deutlich kleinere und risikoärmere Schritt als ein Systemwechsel. Ein Ersatz lohnt sich erst, wenn das System selbst an fachliche Grenzen stößt. Da wir selbst ERP-Systeme entwickeln, können wir beide Optionen fundiert bewerten – und empfehlen die, die zu Ihrer Situation passt.
Weiterführend
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