Leistung

KI-Automatisierung für Unternehmen

Routinearbeit mit E-Mails, Dokumenten und Daten automatisch erledigen lassen – mit KI, die versteht, fester Logik, die prüft, und Schnittstellen, die Ihre bestehenden Systeme ansprechen.

Automatisierungspotenzial besprechen Anwendungsfälle ansehen

Was ist KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung bedeutet, dass künstliche Intelligenz wiederkehrende Arbeitsschritte in einem Unternehmen selbstständig ausführt – zum Beispiel E-Mails lesen, Daten aus PDFs extrahieren oder Informationen einem Vorgang zuordnen. Im Unterschied zu einem Chatbot beantwortet die KI dabei nicht nur Fragen: Sie ist Teil eines definierten Prozesses, dessen Ergebnisse durch feste Regeln geprüft und über Schnittstellen in bestehende Systeme übertragen werden.

Der entscheidende Punkt ist die Kombination: KI versteht unstrukturierte Informationen, klassische Software prüft und entscheidet, Schnittstellen führen aus. Erst dieses Zusammenspiel macht aus einem Sprachmodell eine produktive Automatisierung, auf die sich ein Unternehmen verlassen kann.

Warum ein Chatfenster allein nicht reicht

Viele KI-Lösungen enden dort, wo die eigentliche Arbeit beginnt: Ein Mitarbeiter bekommt eine Antwort – und muss die Daten trotzdem selbst ins ERP eintragen, das Dokument selbst ablegen, die E-Mail selbst beantworten. Die Zeitersparnis bleibt klein, weil der Medienbruch bleibt.

ET Systems baut deshalb keine losgelösten KI-Tools, sondern Automatisierungen, die in den Arbeitsablauf eingebettet sind: Der Eingang wird automatisch verarbeitet, das Ergebnis geprüft, die Aktion ausgeführt – und der Mitarbeiter beschäftigt sich nur noch mit der Ausnahme.

Anwendungsfälle

Typische KI-Automatisierungen im Unternehmensalltag

Auftragseingang per E-Mail

Bestellungen kommen als E-Mail mit PDF-Anhang. Die KI erkennt Kunde, Positionen und Termine, die Software gleicht mit Stammdaten ab und bereitet den Auftrag im System vor.

Eingangsrechnungen & Belege

Rechnungen und Lieferscheine werden ausgelesen, klassifiziert und mit den zugehörigen Vorgängen verknüpft – inklusive strukturierter Ablage im Archiv.

E-Mail-Klassifizierung

Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen sortiert, Antwortentwürfe erstellt und dem zuständigen Mitarbeiter mit allen relevanten Informationen vorgelegt.

Durchsuchbares Firmenwissen

Arbeitsanweisungen, Verträge und technische Unterlagen werden zur internen Wissensbasis – Mitarbeiter fragen in natürlicher Sprache und erhalten belegte Antworten.

Automatisches Reporting

Zahlen aus mehreren Quellen werden zusammengeführt und regelmäßig als fertiger Bericht aufbereitet – ohne manuelles Zusammenkopieren.

KI-Assistent mit Aktionen

Mitarbeiter stoßen per Text- oder Spracheingabe freigegebene Aktionen an – etwa „bereite die neuen Aufträge aus dem Postfach vor“.

Je nach vorhandenen Schnittstellen und Systemzugängen integrieren wir KI und Automatisierungen in bestehende ERP-, CRM-, DMS- und Unternehmenssysteme.

So entsteht eine KI-Automatisierung

Vom realen Ablauf zur produktiven Lösung

01

Prozess ansehen

Wir analysieren den tatsächlichen Ablauf gemeinsam mit den Mitarbeitern – nicht am Whiteboard, sondern am echten Arbeitsplatz.

02

Regeln definieren

Was darf automatisch passieren, was braucht eine Freigabe? Prüfregeln und Ausnahmefälle werden vor der Umsetzung festgelegt.

03

Integrieren & testen

Die Automatisierung wird an Ihre Systeme angebunden und mit realen Daten getestet, bevor sie produktiv arbeitet.

04

Betreiben & erweitern

Wir überwachen die Lösung im Betrieb und erweitern sie schrittweise um zusätzliche Prozessschritte.

Laufende Betreuung: Ihre externe KI-Abteilung →
Häufige Fragen

Fragen zur KI-Automatisierung

Ja. KI kann eingehende E-Mails lesen, das Anliegen erkennen, Anhänge analysieren und die enthaltenen Daten strukturieren. Ob daraus automatisch ein Eintrag im ERP, ein Antwortentwurf oder eine Aufgabe für einen Mitarbeiter wird, legt die dahinterliegende Prozesslogik fest – inklusive der Fälle, in denen eine menschliche Freigabe erforderlich ist.

KI ist nicht fehlerfrei – deshalb bauen wir sie nie ohne Kontrollmechanismen ein. Feste Prüfregeln validieren jedes Ergebnis, unklare Fälle gehen automatisch an einen Mitarbeiter, und kritische Aktionen erfordern eine Freigabe. So entsteht ein System, das im Regelfall Arbeit abnimmt und im Zweifelsfall nachfragt statt zu raten.

Klassische Automatisierung folgt festen Regeln und funktioniert hervorragend bei strukturierten Daten. KI erweitert das um die Fähigkeit, unstrukturierte Eingänge zu verstehen: frei formulierte E-Mails, unterschiedlich aufgebaute PDFs, Freitext. In der Praxis kombinieren wir beides – KI dort, wo Verstehen gefragt ist, feste Logik überall, wo Verlässlichkeit zählt.

Mit einem konkreten Prozess, der heute spürbar Zeit kostet – zum Beispiel dem Auftragseingang oder der Belegverarbeitung. Wir sehen uns den Ablauf an, bewerten das Automatisierungspotenzial und setzen einen klar abgegrenzten ersten Schritt um. Das Erstgespräch ist unverbindlich.

Weiterführend

KI-Integration

Wie KI technisch in bestehende Software und Systemlandschaften eingebettet wird.

Zur KI-Integration →

Welcher Ablauf soll bei Ihnen automatisch laufen?

Wir sehen uns Ihren Prozess an und sagen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt – und was (noch) nicht.

Automatisierungspotenzial besprechen