Auftragseingang
Bestellungen aus E-Mail, PDF oder Portal werden erfasst, mit Stammdaten abgeglichen und als Auftrag vorbereitet.
E-Mail/PDF → Daten erfassen → Stammdaten-Abgleich → Auftrag im System
Leistung
Prozessautomatisierung für Unternehmen
Vom Auftragseingang bis zum Bericht: Wir automatisieren wiederkehrende Geschäftsprozesse mit Ihrer bestehenden Software – durchgängig statt stückweise, mit Prüfregeln statt Bauchgefühl. Für Unternehmen in Österreich und Deutschland, entwickelt in Wels.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass wiederkehrende Geschäftsprozesse – etwa die Verarbeitung von Aufträgen, Rechnungen oder Dokumenten – von Software statt von Hand ausgeführt werden. Die einzelnen Schritte eines Ablaufs werden dabei technisch verbunden: Daten werden automatisch erfasst, nach festen Regeln geprüft und an das nächste System oder den nächsten Schritt weitergegeben. Mitarbeiter greifen nur noch dort ein, wo eine Entscheidung oder Freigabe nötig ist.
Moderne Prozessautomatisierung kombiniert klassische Regellogik mit KI: Die Regeln übernehmen alles, was eindeutig ist, die KI macht unstrukturierte Eingänge wie E-Mails und PDFs verarbeitbar. Bestehende Systeme müssen dafür nicht ersetzt werden – je nach System können vorhandene Anwendungen über APIs, Datenimporte oder andere geeignete Schnittstellen angebunden werden.
Teilautomatisierung oder durchgängiger Prozess?
In vielen Unternehmen sind einzelne Schritte längst automatisiert: Die Rechnung wird gescannt, der Bericht per Knopfdruck erzeugt. Zwischen diesen Inseln liegt aber Handarbeit – Daten aus dem einen System kopieren, im nächsten wieder eintippen, Mails weiterleiten, Listen abgleichen. Genau an diesen Übergängen entstehen Wartezeiten und Übertragungsfehler.
Durchgängige Prozessautomatisierung verbindet die Schritte zu einer Kette: Der Eingang löst den Prozess aus, jede Station übergibt geprüfte Daten an die nächste, und am Ende steht ein Ergebnis im richtigen System. Das heißt nicht, dass alles vollautomatisch laufen muss – wo Kontrolle sinnvoll ist, wird ein Freigabeschritt eingebaut. Entscheidend ist, dass niemand mehr Daten von A nach B trägt.
Anwendungsbereiche
Geschäftsprozesse, die sich automatisieren lassen
Sechs Prozessfamilien, die in fast jedem Unternehmen vorkommen – jeweils mit einem typischen automatisierten Ablauf.
Rechnungseingang
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, geprüft, dem Vorgang zugeordnet und zur Freigabe vorgelegt.
Rechnung → Auslesen → Prüfung/Zuordnung → Freigabe → Buchhaltung
Dokumentenablage
Lieferscheine, Verträge und Belege werden klassifiziert, benannt und strukturiert am richtigen Ort abgelegt.
Dokument → Klassifizieren → Benennen → Ablage + Verknüpfung
Datenübertragung zwischen Systemen
Daten wandern automatisch zwischen ERP, CRM, Excel und Webshop – ohne Kopieren und Doppelerfassung.
System A → Auslesen → Umwandeln/Prüfen → System B aktualisieren
Berichtswesen
Kennzahlen aus mehreren Quellen werden regelmäßig zusammengeführt und als fertiger Bericht verteilt.
Quellen → Zusammenführen → Aufbereiten → Bericht → Versand
Stammdatenpflege
Neue oder geänderte Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten werden geprüft und konsistent in die Systeme übernommen.
Änderung → Validieren → Dubletten-Check → Systeme aktualisieren
Unser Vorgehen
Erst den Prozess verstehen, dann automatisieren
Automatisierung scheitert selten an der Technik, sondern an übersprungener Analyse. Deshalb beginnt jedes Projekt beim tatsächlichen Ablauf – nicht beim Werkzeug.
01
Analysieren
Wir gehen den Prozess mit den Mitarbeitern durch, die ihn täglich ausführen: Welche Schritte gibt es wirklich, welche Ausnahmen, welche Systeme sind beteiligt?
02
Potenzial identifizieren
Wir bewerten, welche Schritte sich automatisieren lassen und welche bewusst manuell bleiben – und legen den ersten, klar abgegrenzten Umsetzungsschritt fest.
03
Entwickeln & integrieren
Die Automatisierung wird gebaut, an Ihre bestehenden Systeme angebunden und mit echten Daten getestet, bevor sie den Prozess übernimmt.
04
Weiterentwickeln
Im Betrieb zeigt sich, wo der Prozess noch hakt. Wir passen Regeln an, nehmen weitere Schritte dazu und erweitern die Automatisierung Stück für Stück.
Ehrliche Einschätzung
Wann sich Prozessautomatisierung lohnt – und wann nicht
Nicht jeder Prozess ist ein Automatisierungskandidat. Diese Kriterien trennen lohnende Projekte von teuren Spielereien.
Gute Kandidaten
- Wiederkehrend: Der Ablauf passiert täglich oder wöchentlich, nicht zweimal im Jahr.
- Regelbasiert: Die Schritte lassen sich beschreiben – „wenn X, dann Y“ –, auch wenn der Eingang unstrukturiert ist.
- Ausreichendes Volumen: Es geht um genug Vorgänge, dass die Zeitersparnis den Aufwand rechtfertigt.
- Fehleranfällig per Hand: Abtippen, Kopieren und Abgleichen sind typische Quellen für Übertragungsfehler.
Eher ungeeignet
- Seltene Einzelfälle: Was nur wenige Male im Jahr vorkommt, ist manuell meist schneller erledigt als automatisiert.
- Reine Ermessensentscheidungen: Wo jeder Fall individuelle Abwägung braucht, unterstützt Software besser bei der Vorbereitung als bei der Entscheidung.
- Ungeklärte Prozesse: Ein Ablauf, den niemand beschreiben kann, muss erst geordnet werden – Automatisierung konserviert sonst das Chaos.
Ob sich ein Prozess lohnt, sagen wir Ihnen nach der Analyse offen – auch wenn die Antwort „noch nicht“ lautet.
Häufige Fragen
Fragen zur Prozessautomatisierung
Grundsätzlich alle Prozesse, die wiederkehrend und beschreibbar sind: Auftrags- und Rechnungseingang, Dokumentenablage, Datenübertragung zwischen Systemen, Berichtswesen, Stammdatenpflege. Durch KI lassen sich heute auch Abläufe automatisieren, deren Eingang unstrukturiert ist – etwa frei formulierte E-Mails oder unterschiedlich aufgebaute PDFs. Einzelne Entscheidungsschritte können dabei bewusst beim Menschen bleiben.
Das hängt vom Umfang des Prozesses, den beteiligten Systemen und den verfügbaren Schnittstellen ab – eine seriöse Pauschale gibt es nicht. Wir starten deshalb mit einem klar abgegrenzten ersten Schritt mit fixem Rahmen, statt ein Großprojekt aufzusetzen. Nach der kostenlosen Erstanalyse erhalten Sie eine konkrete Einschätzung von Aufwand und Nutzen für Ihren Fall.
Nein. Prozessautomatisierung setzt auf dem auf, was Sie haben: Je nach System können bestehende Anwendungen über APIs, Datenimporte oder andere geeignete Schnittstellen angebunden werden. Die Automatisierung übernimmt die Übergänge zwischen den Systemen – Ihre Mitarbeiter arbeiten weiter in den gewohnten Programmen.
Für Unternehmen, in denen wiederkehrende Abläufe mit ausreichendem Volumen spürbar Zeit binden – unabhängig von der Größe. Gerade in KMU lohnt es sich oft früh, weil dieselben Personen viele Rollen ausfüllen und jede abgegebene Routineaufgabe direkt Kapazität freimacht. Bei seltenen Einzelfällen oder reinen Ermessensentscheidungen raten wir dagegen ehrlich ab.
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