Was kostet manuelle Auftragserfassung?

Kurz gesagt: Die Kosten manueller Auftragserfassung setzen sich aus fünf Faktoren zusammen: der reinen Erfassungszeit, der Doppelerfassung in Nebensystemen, den Fehlern und ihren Folgen, den Rückfragen und der Zeit, die dadurch in der Disposition fehlt. Die ersten beiden lassen sich messen, die anderen drei werden meist unterschätzt.

Warum wir keine Prozentzahl nennen

„Bis zu 80 % Zeitersparnis“ steht auf vielen Websites. Solche Zahlen sind ohne Bezug zum konkreten Betrieb bedeutungslos: Sie hängen davon ab, wie viele Aufträge pro Tag kommen, wie strukturiert sie sind, wie viele Kunden es gibt und was nach der Erfassung noch passiert. Statt einer erfundenen Zahl bekommen Sie hier die Rechnung, die Sie selbst mit Ihren Werten füllen können.

Faktor 1: Erfassungszeit

Der messbare Teil. Stoppen Sie an einem normalen Tag, wie lange ein Mitarbeiter von „E-Mail öffnen“ bis „Auftrag im TMS gespeichert“ braucht – inklusive PDF öffnen, Kunde suchen, Adressen eingeben, Termine prüfen, Bemerkungen übertragen. Multiplizieren Sie mit der Anzahl Aufträge pro Tag und mit den Arbeitstagen im Jahr.

Aufträge pro Tag × Minuten je Auftrag × Arbeitstage = Erfassungsstunden pro Jahr

Setzen Sie dafür den internen Stundensatz an – nicht den Bruttolohn, sondern die tatsächlichen Kosten des Arbeitsplatzes.

Faktor 2: Doppelerfassung

In vielen Betrieben endet die Erfassung nicht im TMS. Derselbe Auftrag wandert zusätzlich in eine Excel-Übersicht, in eine Auftragsbestätigung an den Kunden, in ein Kundenportal oder in eine Tagesliste für die Fahrer. Zählen Sie, in wie viele Systeme oder Dokumente ein Auftrag eingetragen wird – jedes zusätzliche ist ein weiterer Block Erfassungszeit und eine weitere Fehlerquelle.

Faktor 3: Fehler und ihre Folgen

Ein Zahlendreher in der Postleitzahl, ein vertauschtes Zeitfenster, eine falsche Palettenanzahl: Fehler beim Abtippen sind unvermeidbar, und ihre Kosten entstehen später – als Leerfahrt, Wartezeit, Nachlieferung, Gutschrift oder verärgerter Kunde. Diese Kosten stehen in keiner Stundenliste. Eine ehrliche Schätzung: Wie viele Aufträge pro Monat mussten wegen eines Erfassungsfehlers korrigiert werden, und was hat der teuerste Fall gekostet?

Faktor 4: Rückfragen

Fehlt eine Angabe, ruft jemand an oder schreibt eine E-Mail. Der Auftrag bleibt liegen, bis die Antwort kommt. Rückfragen sind nicht per se vermeidbar – aber bei manueller Erfassung entstehen sie oft erst, wenn der Auftrag schon halb eingegeben ist, und binden zwei Personen. Bei automatisierter Erfassung fällt die fehlende Angabe sofort auf, die Rückfrage kann vorbereitet werden, und der Auftrag wartet in einer Prüfliste statt in einem Kopf.

Faktor 5: Was in der Disposition fehlt

Der am häufigsten übersehene Posten. Wer Aufträge abtippt, disponiert in dieser Zeit nicht. Wenn die Erfassung in der Disposition stattfindet – und das tut sie in kleinen und mittleren Speditionen fast immer –, konkurriert sie mit der Arbeit, die tatsächlich Geld verdient: Beiladungen finden, Leerkilometer vermeiden, Frachtführer verhandeln, Kunden betreuen. Die Frage ist nicht, was die Erfassung kostet, sondern was der Disponent in dieser Zeit stattdessen hätte tun können.

Was automatisierte Erfassung daran ändert – und was nicht

Automatisierte KI-Auftragserfassung ersetzt das Abtippen durch Kontrollieren. Die Erfassungszeit sinkt auf die Zeit für eine Sichtprüfung; Doppelerfassung entfällt, wenn die Nebensysteme mit angebunden werden; Fehler beim Übertragen entfallen, dafür braucht es Prüfregeln gegen Fehler der Erkennung. Was bleibt: Rückfragen bei fehlenden Angaben – nur früher und strukturierter – und die Anlage neuer Kunden durch einen Menschen.

Nicht jeder Betrieb kommt bei dieser Rechnung zu dem Ergebnis, dass sich eine Automatisierung lohnt. Bei wenigen Aufträgen pro Tag mit stark wechselnden Kunden kann die Antwort „noch nicht“ lauten. Auch das ist ein brauchbares Ergebnis.

Fazit

Die Kosten manueller Auftragserfassung sind höher als die reine Erfassungszeit – wegen Doppelerfassung, Fehlerfolgen, Rückfragen und der Zeit, die in der Disposition fehlt. Wie hoch, hängt vom Betrieb ab. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Werten durch. Was sich automatisieren lässt, zeigt der Artikel Was kann man in einer Spedition automatisieren?.